En un procedimientos de fiscalización tributaria por Impuesto a la Renta (IR) e Impuesto General a las Ventas (IGV), con frecuencia se identifican reparos a la deducción del gasto y del crédito fiscal, por no contar con documentación fehaciente y/o suficiente que respalde la realidad de las operaciones.
Igualmente, los auditores de SUNAT desconocen gastos y créditos tributarios cuando se detecta que el contribuyente no cumplió con una formalidad, como la bancarización, detracción o por no anotar el comprobante de pago de forma oportuna en el Registro de Compras.
Asimismo, debe tenerse en cuenta que en los procedimientos de fiscalización tributaria la carga de la prueba para el sustento de las operaciones recae en el contribuyente toda vez que éste ha realizado dichas operaciones. Por consiguiente, a continuación exponemos como evitar contingencias en caso SUNAT inicie un procedimiento de fiscalización tributaria a tu empresa.
1.Sustento documentario
Es necesario que sustentes tus operaciones con la mayor cantidad de documentación posible. Entre la documentación fehaciente tenemos: contratos, correos electrónicos, informes, proformas, libros contables, libros societarios, declaraciones juradas, entre otra documentación.
Respecto a los libros societarios, un Acta de Junta General de Accionistas o Actas de Directorio pueden sustentar, por ejemplo, la necesidad de adquirir un determinado bien. Cabe mencionar que al no requerirse que el acta se encuentre debidamente legalizada, se tendrá en cuenta la fecha de legalización del libro societario.
En cuanto a los contratos y adendas, es recomendable que se encuentren debidamente legalizados, caso contrario SUNAT podría cuestionar la fehaciencia del documento. Además. se recomienda anexarlo con otros medios probatorios como, por ejemplo, órdenes de compra o de servicios.
Por último, es aconsejable conservar ( impresos y digitalmente) los correos electrónicos que respalden las operaciones realizadas. Es decir, los correos electrónicos constituyen medios probatorios adicionales que también permiten sustentar la fehaciencia y realidad del gasto incurrido.
2.Bancarización
Es importante bancarizar todas las operaciones, independientemente de si el importe de la operación supere o no el importe obligado a bancarizar. Esto significa que la bancarización constituye un elemento probatorio que, junto a otros medios de prueba, podría respaldar que la operación efectivamente se realizó.
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3.Acreditar la necesidad de adquirir el bien o servicio
Es recomendable acreditar la necesidad de adquirir el bien o servicio respectivo y su ejecución. Esta acreditación se efectúa mediante informes y análisis periódicos de la prestación del servicio. En el caso de bienes, debe verificarse su condición al momento de ser adquiridos, entre otros documentos que pongan énfasis en el destino del gasto. Cabe recordar que SUNAT no requiere únicamente la documentación que respalde la adquisición del bien o servicio, sino también para qué se utilizó, bajo qué circunstancias, entre otra información detallada.
Igualmente, en lo referido a la adquisición de bienes, debería contarse con documentación que respalde el ingreso de los bienes a la empresa. Dichos documentos pueden ser el kárdex, las guías de remisión que sustenten el traslado de los bienes, contratos, proformas, comprobantes de pago, historial de conversaciones, entre otros, que permitan identificar el origen y destino de las mencionadas compras. Por consiguiente, la SUNAT no sólo requerirá sustentar el origen de las adquisiciones, sino también su incidencia en el proceso productivo de la empresa.
4.Comunicar la pérdida o robo de libros y registros contables oportunamente
Debe comunicarse dicha pérdida de preferencia dentro del ejercicio dentro del cual se pretende deducir el gasto. De tal manera que si se efectúa la denuncia policial por pérdida cuando se inicia el procedimiento de fiscalización, la aludida denuncia no es fehaciente para SUNAT. Es decir, el contribuyente no acredita que dicha pérdida o robo de la documentación efectivamente se haya producido.
Al respecto, de conformidad con la Resolución del Tribunal Fiscal N° 00694-2-2015 de fecha 21 de enero de 2015, la denuncia policial por pérdida o extravío de documentos presentada luego del inicio de una fiscalización no constituye prueba fehaciente para acreditar tal hecho.
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5.Conservar los documentos por un periodo de 5 años
Es necesario para evitar contingencias, conservar toda la documentación que respalde las operaciones realizadas por un periodo de cinco (5) años o hasta que el tributo prescriba, el que resulte mayor. Adicionalmente, se debe conservar los antecedentes de operaciones que correspondan a periodos prescritos pero que se encuentren vinculados a periodos no prescritos.
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6.Presente la documentación requerida dentro de los plazos establecidos
A fin de evitar incurrir en causales de determinación sobre base presunta debe exhiba la documentación requerida dentro de los plazos establecidos. No obstante, de requerirlo, puede solicitar prórroga debidamente justificada. Asimismo, es importante verificar continuanente que lo consignado en los comprobantes de pago coincida con lo registrado en su contabilidad así como verifique su situación de Habido en el RUC.
7.Bono: ¿Qué sucede si SUNAT desconoce la documentación sustentatoria?
En caso la Administración Tributaria pretenda desconocer la documentación sustentatoria por no considerarla fehaciente, se le traslada la carga de la prueba. Por tanto, la SUNAT debería acreditar que la documentación presentada y/o exhibida por el contribuyente, carece de veracidad o no permite sustentar la realidad de las adquisiciones efectuadas. En resumen la entidad debe motivar sus reparos justificando porqué las operaciones no le parecen fehacientes o indicar especificamente qué documentación presentada por el contribuyente no resulta idóneo.
Toma nota
- En síntesis, los documentos que deberás de presentar ante una fiscalización son: Contratos, estados de cuenta, transferencias, correos electrónicos con firma o huella y DNI, entre otros.
- Si no estás de acuerdo con el resultado de la fiscalización, tienes 20 días hábiles para interponer un recurso de reclamación. Si no estás conforme de igual forma con el resultado puedes apelar ante el Tribunal Fiscal.
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