En la deducción de los gastos empresariales, se debe tener en cuenta los criterios que la SUNAT viene utilizando en los procedimientos de fiscalización del Impuesto a la Renta, respecto de la deducción de dichos gastos.
1.¿Cuáles son esos criterios?
Estamos ante la fehaciencia y la causalidad, los cuales son aspectos importantes a considerar en la deducción de los gastos de tercera categoría. Es importante considerar que en los procedimientos de fiscalización tributaria, los reparos a la deducción de los gastos se han producido por falta de fehaciencia. Esto significa que no se presentó la documentación mínima probatoria que sustenten los gastos empresariales.
En cuanto al principio de causalidad, se debe identificar que el gasto se encuentra directamente vinculado con el mantenimiento o generación de la fuente productora de la renta o la generación de ganancias de capital.
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2.Fehaciencia
Al respecto, los contribuyentes deberían priorizar la fehaciencia en la deducción de los gastos sobre la causalidad. Para tal fin, la documentación contable se debe complementar con documentación interna. Es decir, contratos, actas societarias, informes, guías de remisión, conformidad de servicios, entre otros, que resulten aplicables teniendo en cuenta el giro del negocio de la empresa.
Por consiguiente, el punto de partida para el sustento de los gastos empresariales debería ser la fehaciencia o acreditación de dichos gastos. Por tanto, los contribuyentes deben cumplir con presentar y conservar todo documentación que permita acreditar la realidad de las operaciones de los periodos no prescritos. Adicionalmente, las empresas tienen que conservar y/o exhibir los antecedentes de periodos prescritos que estén vinculados directamente con aquellos periodos que aún no han prescrito, cuando la Administración Tributaria así lo requiera.
3.Algunos documentos que permiten sustentar la fehaciencia de los gastos
1. Contratos por adquisición de bienes y servicios de preferencia legalizados
y adendas de ser el caso.
2. Comprobantes de pago físico o electrónicos
3. Notas de crédito y notas de débito
4. Guías de remisión que sustenten el traslado de bienes.
5. Correos electrónicos los cuales pueden conservarse y contener archivos adjuntos sustententatorios.
6. Actas societarias de Junta General de Accionistas y del Directorio
7. Proformas y cotizaciones de bienes y servicios.
8. Conformidad del servicio (puede constar en un correo electrónico o documento interno emitido por el adquirente).
9. Historial de conversaciones en aplicativos digitales tales como whatssapp, facebook, twitter, facebook, entre otros.
10. Medios de pago que sustenten el cumplimiento de las reglas de bancarización de las operaciones.
11. Registro contable de las adquisiciones de bienes y servicios
12. Informes y análisis que respalden la efectiva prestación del servicio adquirido.
13. Registros de ingreso y salida de la mercadería en la empresa
4.Principio de causalidad
Una vez acreditada la fehaciencia de las adquisiciones realizadas, las empresas deben sustentar la necesidad de los gastos. Esto significa demostrar que los gastos cumplen con la causalidad. Asimismo, se debe acreditar que estos gastos han tenido incidencia en el mantenimiento de la fuente productora de renta y/o generación de ganancias de capital. Además, es importante considerar los criterios de normalidad, proporcionalidad. Igualmente, en cuanto a deducción de los gastos en favor del personal se debe seguir el criterio de generalidad.
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5.Informe N° 000026-2023-SUNAT/7T0000
La Administración Tributaria concluye que los intereses y comisiones pagadas por una sociedad domiciliada en el Perú por la obtención de préstamos destinados al pago de tributos, multas e intereses moratorios relacionados con estos, determinados con ocasión de un procedimiento de fiscalización o de una declaración rectificatoria de dicha sociedad, constituyen gasto deducible para la determinación de su impuesto a la renta. Siempre y cuando dichos gastos cumplan con la relación de causalidad en la generación de la renta y/o el mantenimiento de su fuente y las disposiciones del segundo párrafo del inciso a) del artículo 37 de la LIR.
Así, la Sunat reconoce que los gastos financieros son deducibles en la medida que se acredite el destino de los préstamos que los generaron. En otras palabras, no sólo se trata de sustentar el origen del préstamo, sino además la incidencia que tuvo en la empresa. Es decir, ya sea que el propósito haya sido mantener la fuente productora de renta o la generación de ganancias de capital para la empresa.
6.Recomendación final
En recientes procedimientos de fiscalización tributaria relacionados con el Impuesto a la Renta, la Sunat ha desconocido la deducción de gastos empresariales, por falta de documentación mínima probatoria que acredite la fehaciencia de la adquisición de bienes o prestación de servicios.
En este contexto, es vital que las empresas tengan en cuenta que la sola presentación del contrato, comprobante o registro contable de la operación no acredita que el servicio o la venta se haya efectuado. Por consiguiente, se requiere contar con toda la documentación posible que respalde que la adquisición del bien o servicio corresponde a una operación realizada. Es decir, demostrar su fehaciencia.
7.Consulta: ¿La fiscalización es por años?
La fiscalización de Sunat es por años. Cada año tiene su propia fiscalización y su propia documentación como declaraciones de impuestos. Es decir, cada año o periodo tributario es independiente.
Toma nota:
En la determinación de la renta neta de tercera categoría para calificar un gasto como deducible, la norma ubica a la causalidad como criterio principal. A este criterio se debe añadir otros elementos que sustenten las operaciones como:
- La fehaciencia que trata de los elementos mínimos de prueba que acreditan la existencia de la operación.
- Oportunidad de la deducción de los gastos. Es decir, se debe tener en cuenta si el gasto se ha devengado en el ejercicio fiscal en el cual se pretende deducir.
- Las formalidades que debe cumplir cada gasto para su deducción.
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