Deducción de gastos empresariales. A continuación señalaremos los reparos frecuentes efectuados por la Administración Tributaria, por concepto de Impuesto a la Renta de Tercera Categoría, en recientes procedimientos de fiscalización tributaria.
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1.- Reparo por no presentar documentación sustentatoria adicional al PLAME, boletas de pago y medios de pago que acredite el vínculo laboral de los trabajadores con la empresa.
Al respecto, en los procedimientos de fiscalización tributaria, la Sunat viene requiriendo a las empresas que acrediten el vínculo laboral de sus trabajadores. Por ello, suele desconocer la deducción del gasto por la no acreditación del vínculo laboral cuando la empresa ha presentado únicamente el PLAME, las boletas de pago o los vouchers o constancia de depósito del pago a los trabajadores.
Siendo la subordinación el elemento característico de una relación laboral, se pueden presentar, por ejemplo, los correos electrónicos que la empresa envía a sus trabajadores. Además se puede acreditar la subordinación mediante contratos de trabajo memorándums, cartas e informes dirigidos al trabajador, registro de ingreso y salida de los trabajadores, así como amonestaciones escritas, convenios colectivos, convenios, individuales, chats, entre otros.
Por consiguiente, los empleadores deberían conservar la documentación sustentatoria adicional al PLAME, además cualquier otro documento que permite acreditar el elemento de la subordinación de los trabajadores con la empresa, elemento esencial para sustentar el vínculo laboral de los trabajadores con la empresa.
2.- Reparo por falta de fecha cierta de los contratos y/o adendas que respaldan la presentación de servicios o adquisición de bienes.
Este reparo se sustenta en que si el documento, contrato o adenda presentado por la empresa para acreditar la prestación de servicios o adquisición de bienes, no se encuentra debidamente legalizado, no cuenta con fecha cierta. Como en consecuencia no puede acreditar fehacientemente la prestación del servicio.
Es importante resaltar que dicha formalidad no se encuentra en ninguna norma tributaria. Por tanto, el requerimiento de la legalización en un criterio subjetivo que viene utilizando la Administración Tributaria para desconocer la deducción de los gastos.
De esta manera, es recomendable que las empresas procuren que los contratos, adendas, informes o documentos, cuenten con fecha cierta, es decir, traten de tenerlos legalizados. Ahora bien, los contratos que no se encuentran legalizados, o incluso los contratos verbales, no deberían generar el desconocimiento del gasto, siempre y cuando se cuente con otra documentación complementaria que permita acreditar que el gasto se produjo. A modo de ejemplo, pueden mostrarse notas débito y de crédito guías de remisión, medios de pago, proformas, cotizaciones, conformidad del servicio, correos electrónicosentre otros
3.- Reparo por falta de identificación del personal encargado de la recepción de los bienes adquiridos y el cargo que tienen dentro de la empresa.
Al respecto, la Sunat cuestiona que la no identificación del trabajador y/o personal encargado de la recepción de los bienes que la empresa adquirió ni el área en la cual dicho personal brinda sus servicios para la empresa.
En tal sentido, si bien las empresas pueden sustentar la adquisición de los bienes con el comprobante de pago respectivo, contratos, registros contables, etc, si recomienda que las empresas identifiquen al personal encargado de la recepción de los bienes adquiridos, su cargo o función dentro de la empresa, reportes de ingreso y salida de bienes. Dicha información se complementará con la exhibición de las guías de remisión que sustentan el traslado de los bienes. Adicionalmente, puede exhibirse videos que demuestren que los bienes ingresaron a la empresa o cualquier otra documentación probatoria que permita sustentar ello ante una fiscalización tributaria.
4.- Reparo por no identificar el volumen de ingresos que generó el pago de regalía por uso o cesión de marcas.
En este caso, la Sunat cuestiona que la empresa no ha podido identificar en qué medida el pago de regalía por cesión de una marca le reportó mayores ingresos o mejoró su posición en el mercado. Al respecto, la Administración Tributaria viene requiriendo a las empresas documentación que permita demostrar el valor comercial de la marca y el valor del logo que representa a la empresa cedente de la marca. Igualmente, requiere los documentos sustentatorios que acrediten la incidencia en los ingresos generados en la empresa como consecuencia de la adquisición de la licencia de uso de la marca.
5.- Reparos por no acreditar la obligación de otorgar un beneficio en favor de los trabajadores y cumplimiento del principio de generalidad del gasto.
Es un reparo a la deducción de gastos en favor del personal, cuando la empresa no ha acreditado mediante un documento la obligación de otorgar dicho beneficio en favor del trabajador o grupo de trabajadores.
Así, ante una bonificación o gratificación extraordinaria o participación adicional en las utilidades de la empresa en favor de los trabajadores, es necesario que las empresas cuenten con un documento en el cual se sustente la decisión de otorgar dicho beneficio adicional. Como ejemplo la empresa puede mostrar actas del directorio o de junta general de accionistas, memorándum dirigido a los trabajadores, reglamento interno de trabajo, correos, a efectos que se acredite la decisión y la obligación de la empresa de cumplir con otorgar dicho beneficio.
Adicionalmente, las empresas deben acreditar los motivos y razones objetivas por los cuales decidieron otorgar una bonificación o gratificación extraordinaria en favor solo de un trabajador o grupo de trabajadores.
6.- Reparo por falta de documentación probatoria que sustente los servicios adquiridos por la empresa.
Al respecto, la Sunat cuestiona que el contribuyente no ha presentado y/o exhibido durante el procedimiento de fiscalización informes, análisis, reportes, control de ingreso y salida del personal de la empresa proveedora del servicio que acredite la prestación efectiva del servicio. En otras palabras, la empresa únicamente se ha limitado a exhibir el comprobante de pago, el registro contable o el medio de pago que a criterio de la empresa sustenta el gasto.
Por consiguiente, las empresas, además de la documentación contable, deberían acreditar la prestación de servicios con contratos, informes, análisis de operaciones, reportes, correos electrónicos, registro de ingreso y salida del personal de la empresa proveedora de servicios que acudió a la empresa para prestar el servicio, así como audios, videos, historiales de conversaciones en aplicativos digitales, o cualquier documento interno, que permita sustentar la fehaciencia del servicio.
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7.Bono: 𝐍𝐨𝐭𝐢𝐟𝐢𝐜𝐚𝐜𝐢ó𝐧 𝐝𝐞 𝐢𝐧𝐢𝐜𝐢𝐨 𝐝𝐞 𝐟𝐢𝐬𝐜𝐚𝐥𝐢𝐳𝐚𝐜𝐢ó𝐧 𝐚 𝐩𝐞𝐫𝐬𝐨𝐧𝐚𝐬 𝐧𝐚𝐭𝐮𝐫𝐚𝐥𝐞𝐬 𝐜𝐨𝐧 𝐜𝐨𝐧𝐝𝐢𝐜𝐢ó𝐧 “𝐧𝐨 𝐡𝐚𝐛𝐢𝐝𝐨“
La Corte Suprema en la Sentencia de Casación N° 53741-2022 LIMA, publicada el 14 de noviembre de 2023, ha señalado que la Sunat debe tomar medidas complementarias en caso el contribuyente se encuentre como no habido. Por tanto, deberá notificar también en el domicilio real. Es decir, la n𝐨𝐭𝐢𝐟𝐢𝐜𝐚𝐜𝐢ó𝐧 𝐝𝐞 𝐢𝐧𝐢𝐜𝐢𝐨 𝐝𝐞 𝐟𝐢𝐬𝐜𝐚𝐥𝐢𝐳𝐚𝐜𝐢ó𝐧 𝐪𝐮𝐞 𝐒𝐮𝐧𝐚𝐭 𝐫𝐞𝐚𝐥𝐢𝐜𝐞 𝐚 𝐩𝐞𝐫𝐬𝐨𝐧𝐚𝐬 𝐧𝐚𝐭𝐮𝐫𝐚𝐥𝐞𝐬 𝐜𝐨𝐧 𝐜𝐨𝐧𝐝𝐢𝐜𝐢ó𝐧 “𝐧𝐨 𝐡𝐚𝐛𝐢𝐝𝐨“ 𝐝𝐞𝐛𝐞 𝐫𝐞𝐚𝐥𝐢𝐳𝐚𝐫𝐬𝐞 𝐞𝐧 𝐞𝐥 𝐝𝐨𝐦𝐢𝐜𝐢𝐥𝐢𝐨 𝐝𝐞𝐥 𝐃𝐍𝐈.
8.Recomendación final
En recientes procedimientos de fiscalización tributaria relacionados con el Impuesto a la Renta, la Sunat ha desconocido la deducción de gastos empresariales, por falta de documentación mínima probatoria que acredite la fehaciencia de la adquisición de bienes o prestación de servicios.
En este contexto, es vital que las empresas tengan en cuenta que la sola presentación del contrato, comprobante o registro contable de la operación no acredita que el servicio o la venta se haya efectuado. Por consiguiente, se requiere contar con toda la documentación posible que respalde que la adquisición del bien o servicio corresponde a una operación realizada. Es decir, demostrar su fehaciencia.
Toma nota
- Tanto la Administración Tributaria como el Tribunal Fiscal y el Poder Judicial, han señalado que la carga de la prueba para acreditar la fehaciencia de las adquisiciones de bienes y servicios recae en el contribuyente.
- Por otro lado, si la Administración Tributaria. a pesar que el contribuyente ha cumplido con presentar documentación adicional, pretende desconocer la deducción del gasto, se le traslada a la Administración Tributaria la carga de la prueba a afectos de acreditar que dicha adquisición no es fehaciente.
- La Sunat continúa utilizando como sustento para reparar la deducción de los gastos empresariales, la falta de fehaciencia en la adquisición de bienes y servicios debido a la escasa documentación probatoria que las empresas presentan.
- Por tanto, las empresas deben aportar la mayor documentación probatoria que respalde la deducción de sus gastos empresariales, así como demostrar el origen y destino de las adquisiciones, lo cual permitirá evitar contingencias en los procedimientos de fiscalización tributaria.
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