Deducción de gastos empresariales. Explicamos como deducir de manera correcta los gastos a favor del personal y los gastos por asesorías externas.
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1.Deducción de los gastos en favor del personal.
En primer lugar, es importante acreditar el vínculo laboral del trabajador con la empresa. Así, el PLAME, la boleta de pago y el pago efectivo debe sustentar con mayor documentación probatoria (registro de ingreso y salida, memorándos, correos electrónicos, entre otros) .
Asimismo, es recomendable determinar si los conceptos otorgados al trabajador se encuentran afectos a la renta de quinta categoría o si se encuentran excluídos expresamente. Ademas, se tiene que verificar que los conceptos no remunerativos para efectos laborales, no implican su exclusión de la renta de quinta categoría. A modo de ejemplos tenemos a las gratificaciones y bonificaciones extraordinarias, recargo al consumo y participación adicional en las utilidades de la empresa.
Ilustremos lo anterior con los gastos de movilidad.
1.1.𝗚astos de movilidad
Los gastos por movilidad constituyen una condición de trabajo y se refiere a los bienes o pagos indispensables para hacer posible la actividad laboral, siempre que cumplan tal objetivo y no constituya un beneficio para el trabajador. Sobre el particular, la Ley del Impuesto a la Renta, en el inciso a1) del artículo 37, indica que serán deducibles los gastos en la medida que sean necesarios para los trabajadores en su cabal desempeño de funciones y no constituya beneficio o ventaja patrimonial.
Los gastos por concepto de movilidad podrán ser sustentados con comprobantes de pago o con una planilla suscrita por el trabajador usuario de la movilidad, en la forma y condiciones que se señale en el Reglamento.
Es importante indicar que los gastos sustentados con planilla no podrán exceder, por cada trabajador, del importe diario equivalente al 4 % de la remuneración mínima vital mensual de los trabajadores sujetos a la actividad privada. En otras palabras para los gastos de movilidad debidamente sustentados mediante planilla de movilidad, solo se podrá deducir como máximo 4% RMV por trabajador y día.
2.Principios de generalidad y causalidad
Igualmente, es necesario que el beneficio otorgado al trabajador, cumpla con el principio de generalidad. En caso hubiese razones objetivas que sustentan una diferenciación entre los trabajadores beneficiarios, tales como función específica, antiguedad, rendimiento, zona geográfica, entre otros, debe ser consignado en cualquier documentación interna que apruebe el otorgamiento del beneficio.
Por último, corresponde verificar que los gastos o costos que constituyan para el perceptor de la renta ingresos de quinta categoría, se paguen hasta la fecha de vencimiento para presentar la declaración jurada anual del Impuesto a la Renta, para su deducción en el ejercicio del devengo del gasto.
Adicionalmente, respecto al principio de causalidad, se deberá sustentar en una eventual fiscalización que los desembolsos entregados a los trabajadores resultan necesarios para el mantenimiento o generación de la fuente productora de renta. Además, que el gasto generado en favor del personal resulta razonable y proporcional en relación con los ingresos generados en la empresa.
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3.Gastos por servicios de asesoría contable, financiera, tributaria y/o administrativa
Al respecto, comentaremos una jurisprudencia del Tribunal Fiscal (TF): RTF N° 01455-5-2020.
En el presente caso, la Sunat observó diversas facturas emitidas por proveedores por concepto de asesoría contable, financiera, tributaria y/o administrativa, así como los cheques emitidos. Así, la Administración Tributaria consideraba que el contribuyente no presentó documentación fehaciente que acredite la realización efectiva del servicio. Tampoco acreditó el cumplimiento del principio de causalidad del gasto.
No obstante, la empresa recurrente a efectos de desvirtuar el reparo presentó, en la etapa de fiscalización, copia de las facturas y cheques. Tambien presentó solicitudes para la emisión de cheques, órdenes de servicios y correos electrónicos.
Posteriormente, el TF verificó el contenido de los correos electrónicos que evidencian que se brindaron los servicios de asesoría a la empresa en los periodos observados, por los cuales se pagaron las sumas consignadas en los cheques emitidos. En tal virtud, el TF determinó que la empresa presentó documentación suficiente a fin de acreditar la realidad de los referidos servicios. Por ende, se acreditó su relación de causalidad con la generación de la renta gravada y el mantenimiento de la fuente productora. Por tanto, levantó el reparo y revocó la resolución apelada en dicho extremo.
De esta manera, el TF concluye que dichos servicios pueden acreditarse mediante memorandos, cartas, solicitudes para la emisión de cheques, órdenes de servicio y correos electrónicos entre otros documentos.
4.En síntesis
En resumen, los contribuyentes deben sustentar la fehaciencia de los gastos en un determinado ejercicio fiscal, así como el cumplimiento del principio de causalidad. Por otro lado, la Sunat está obligada a considerar toda la documentación sustentatoria presentada por los contribuyentes, tales como correos electrónicos, memorandos, valorizaciones, conformidad del servicio, cotizaciones, informes, órdenes de servicios, actas societarias, medios de pago, entre otros. De tal manera que esta documentación en conjunto respalde la efectiva prestación del servicio.
4.1.Elementos para a𝐜𝐫𝐞𝐝𝐢𝐭𝐚r los 𝐠𝐚𝐬𝐭𝐨𝐬 𝐩𝐨𝐫 v𝐢𝐚𝐣𝐞 de 𝐭𝐫𝐚𝐛𝐚𝐣𝐚𝐝𝐨𝐫𝐞𝐬 𝐝𝐞𝐩𝐞𝐧𝐝𝐢𝐞𝐧𝐭𝐞𝐬 𝐞 𝐢𝐧𝐝𝐞𝐩𝐞𝐧𝐝𝐢𝐞𝐧𝐭𝐞𝐬
- Acreditación de causalidad y necesidad de Gastos de viaje.
- Sustento de viajes al interior del país y exterior del país.
- Documentación que acredite la causalidad de los gastos por viaje.
- Acreditación que el gasto del viaje es indispensable y necesario.
- La documentación debe acreditar la naturaleza de las relaciones comerciales.
- Detalle de las declaraciones juradas que sustentan viajes en el extranjero.
- Deducibilidad de gastos de viaje del trabajador independiente.
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5.Bono: Gastos por servicio de seguridad personal prestados a accionistas, directores y representantes legales de la empresa
Se trata de la Resolución del Tribunal Fiscal N° 07186-3-2020, en la cual el Tribunal concluye que los gastos por servicios de seguridad personal prestados a accionistas, directores y representantes legales serán deducibles solo si acredita que tales servicios tienen vinculación con las actividades o gestión empresarial que dichos funcionarios realizan para la empresa.
Sobre el particular, el colegiado señala que en la Resolución N° 05849-1-2015, indicó que si bien las amenazas de muerte a accionistas, directores y representantes legales de la empresa generarían la necesidad de contratar guardaespaldas, no se acreditó que tuvieran vinculación con las actividades o gestión empresarial desarrolladas como funcionarios de la empresa. Es decir, que si bien se puede verificar una necesidad de protección, los elementos presentados solamente acreditan que ésta surge dentro de la órbita de la esfera personal y privada de dichos beneficiarios.
Por tanto, los gastos analizados no podrían ser deducidos, pues no está acreditado que los citados servicios, que cubrían una necesidad de protección, tenían que ver con la actividad de la empresa. Caso contrario, dichos desembolsos podrían ser calificados como gastos personales o liberalidades por parte de la Administración Tributaria.
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