A pesar de todos los cuidados que se tengan con los libros contables, estos pueden perderse, por ejemplo, en el trayecto en plena mudanza de domicilio fiscal. Asimismo, pueden inundarse los locales de la empresa, incendiarse, u otro tipo de situaciones fortuitas. Cómo consecuencia se destruyen los Libros de Contabilidad.
En tal sentido, explicaremos que hacer si se pierden o destruyen los Libros y/o Registros contables, vinculados a asuntos tributarios. Además, abordaremos el tema de la muerte del contador de la empresa.
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1.¿Qué son los libros contables?
Al respecto, los libros contables físicos son archivos o documentos en los que se registra la información financiera y económica de una empresa. Por otro lado, los libros electrónicos como el Programa de Libros Electrónicos (PLE), consisten de un aplicativo desarrollado por la Sunat. Dicho aplicativo se instala en la computadora del contribuyente y permite generar el Libro Electrónico.
Los libros contables tienen incidencias en el ámbito legal y administrativo de la empresa, pues permiten manejar una mejor gestión y ayudar a tomar mejores decisiones.
A modo de ilustración, el Libro Diario es un libro o documento obligatorio en el que se anotan cada día y por orden cronológico las operaciones comerciales realizadas. Tales operaciones se contabilizan a través de asientos contables, según se vayan produciendo.
Por otro lado, el Libro Mayor es un documento donde se recoge de forma cronológica todas las operaciones contables de la empresa. Así, este libro se construye con los movimientos del libro Diario por lo que deberán aparecer todas las cuentas del libro Diario durante el ejercicio económico.
2.¿Qué se hace cuando se pierden los libros contables?
En primer lugar, se debe realizar la correspondiente denuncia policial. Es importante resaltar que esta denuncia debe ser muy específica y detallada
Luego, la empresa tiene un plazo de 15 días hábiles para comunicar la perdida a la Sunat. Para tal efecto, se presenta un escrito en mesa de partes adjuntando copia certificada de la denuncia policial. Al respecto, el inciso 9.2 del articulo 9 de la Resolución de Superintendencia 234-2006/Sunat dispone que dicha comunicación deberá contener el detalle de los libros, registros, documentos y otros antecedentes. Así como el período tributario y/o ejercicio al que corresponden éstos, por ejemplo «se perdió el registro de compras del periodo 2021».
Adicionalmente, cuando se trate de libros y registros vinculados a asuntos
tributarios, se deberá indicar la fecha en que fueron legalizados, el número de
legalización. Además los apellidos y nombres del notario que efectuó la
legalización o el número del Juzgado en que se realizó la misma, si fuera el
caso. Para no perder esta información se recomienda escanear la hoja de legalización y subirla a la nube
3.Plazo para rehacer los libros contables
Sobre el particular, los contribuyentes tendrán un plazo de sesenta (60) días calendarios para rehacer los libros y registros vinculados a asuntos tributarios, documentos y otros antecedentes mencionados.
Ahora bien, sólo por razones debidamente justificadas, el deudor tributario puede solicitar un plazo mayor para rehacer tales libros y registros. Cabe mencionar que la SUNAT otorgará la prórroga correspondiente previa evaluación.
Es importante señalar que la SUNAT podrá verificar que el deudor tributario efectivamente hubiera sufrido la pérdida o destrucción señaladas, a efectos de acogerse al cómputo de los plazos señalados anteriormente (60 días calendarios, o más de ser el caso).
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4.¿Cómo puedo rehacer la contabilidad si no tengo nada?
En ese caso primero se debe ver la prescripción. Si estamos 2023, la Sunat puede fiscalizar a partir de 2019, entonces primero te pones al dia en 2023, luego 2022 y asi, con los estados de cuenta, compras, ventas que encuentres. Asimismo, si tienes las declaraciones juradas (DJ) mensuales puedes hacer 1 asiento de compras y de ventas por mes y cuadrarlo con la DJ mensual.
Luego llega a la DJ anual (como llegó la informacion a esa DJ) y trata de rehacer tu contabilidad con la DJ anual. En esta línea, lo importante es tener algo impreso que en caso de una fiscalizacion puedas decirle a la Sunat que ellos cuentan con la información de los libros contables y las DJ y que te fiscalizen en base a esa información
5.¿Qué pasa si fallece el contador de la empresa?
El contador (a) maneja y dispone de información importante de la empresa como la clave Sol, las declaraciones y pagos de impuestos, libros y/o Registros Contables, entre otros. Atendiendo a lo expuesto, brindaremos algunas recomendaciones para que el fallecimiento del contador no afecte la gestión financiera de la empresa.
En primer lugar es imprescindible contar con un servidor en la nube para almacenar documentos. En segundo lugar, es necesario hacer backups (copias de seguridad, respaldos) de los PDTs cada cierto tiempo. Igualmente, es recomendable tener respaldos del software contable, Registros y Libros Contables y comprobantes electrónicos. De esta manera, asi el contador fallezca, no perderías acceso a la informacion y documentación que el manejaba.
Por último, es recomendable tener información adicional del contador, como teléfono y dirección de algún familiar. Por otro lado, si quien te lleva la contabilidad es un estudio contable no seria necesaria esta recomendación.
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6.¿Cuánto tiempo se deben guardar los libros contables?
Sobre el particular, es obligatorio almacenar, archivar y conservar mientras el tributo no esté prescrito. Por consiguiente, se debe almacenar, archivar y conservar los libros y registros, llevados de manera manual, mecanizada o electrónica. Así como los documentos y antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias o que estén relacionadas con ellas, cinco (5) años o durante el plazo de prescripción del tributo, el que fuera mayor.
Es importante señalar que para el cómputo del mencionado plazo de cinco (5) años, se debe contar a partir del uno (1) de enero del año siguiente a la fecha de vencimiento de la presentación de la declaración de la obligación tributaria correspondiente.
7.Bono: ¿Qué pasa si pierdo un comprobante de pago?
Tal situación tiene implicancias tributarias como la pérdida del crédito fiscal, y problemas en la deducción del costo o gasto. A fin de evitar tales contingencias, en caso de perder una factura de compra debes realizar la denuncia policial correspondiente detallando el comprobante de pago extraviado (serie y número) dentro del plazo de 15 días hábiles de producido el hecho.
Además, deberás comunicar a la Sunat el robo o extravío de documentos, dentro de los 15 días hábiles de producido el hecho, adjuntando una copia certificada de la denuncia policial.
Es importante señalar que el robo o extravío del comprobante de pago físico, no implica la pérdida del crédito fiscal, siempre que se cumpla con el procedimiento indicado. Para tal efecto, debes solicitar una copia de la factura de compra a tu proveedor, donde el representante legal deberá consignar su nombre completo, documento de identidad, fecha y sello de la empresa.
Si bien los comprobantes de pago son electrónicos, existen situaciones en las que se permite la emisión de comprobantes de pago físicos: supuesto de concurrencia de emisión de comprobantes de pago o cuando el proveedor no cuente con internet.
Toma nota
- La comunicación de la pérdida deberá contener el detalle de los libros, registros, documentos y otros antecedentes de las operaciones que constituyan hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias o que estén relacionados con ellas.
- Si requieres plazo adicional para rehacer tu contabilidad deberás acreditarlo o justificarlo y queda a juicio de SUNAT si te otorga dicho plazo.
- De verificarse la falsedad de los hechos comunicados por el deudor tributario, la SUNAT podrá aplicar la determinación sobre base presunta (numeral 9 del artículo 64º del Código Tributario).
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